Robotic Process Automation (RPA) – Robotik süreç otomasyonu, insanların yazılımla etkileşim kurarak gerçekleştirdiği yüksek hacimli, tekrar eden görevleri taklit eden bir teknolojidir. RPA teknolojisi, uygulamalara giriş yapabilen, veri girebilen, hesap yapabilen ve gereken görevleri tamamlayabilen, ayrıca uygulamalar veya iş akışları arasında veri taşıyabilen yazılım programları veya botlar oluşturur.
RPA, bankacılık, bilişim, insan kaynakları ve sağlık gibi çeşitli sektörlerdeki tekrarlayan iş süreçlerini otomatikleştirir. Bir bot tarafından gerçekleştirilen bu iş süreçleri, insanlardan daha hızlı ve daha verimli olur. RPA’nın popülerliği, maliyetleri azaltabilmesi, işlem süreçlerini hızlandırması ve daha iyi müşteri deneyimleri sağlaması nedeniyle artmaktadır. RPA yazılımının bir diğer avantajı da, iş birimlerinin yeni araçlar öğrenmeden, BT ekibinden destek istemeden veya şirketin mevcut BT altyapısını değiştirmeden uygulanabilmesidir.
RPA’nın kullandığı yazılım botları, bir ekranda ne olduğunu anlayabilir, sistemler arasında gezinebilir, tuş vuruşlarını algılayabilir, verileri tanıyabilir, veri çıkarabilir ve çeşitli diğer eylemleri gerçekleştirebilir. Bu botlar, bilgisayarlarla etkileşimde bulunurken insan hareketlerini taklit eden komut dosyalarını uygulayarak tekrar eden işleri anlayabilir ve yerine getirebilir.
Yapay zeka (AI) ve makine öğrenimi ile birleştirildiğinde RPA, çalıştığı içerikten daha fazla bağlam yakalayabilir. Örneğin, optik karakter tanıma (OCR) kullanarak metin ya da el yazısını okuyabilir, doğal dil işleme (NLP) yoluyla isimler, fatura terimleri veya adresler gibi varlıkları çıkarabilir ve sigorta taleplerindeki hasar resimlerini otomatik olarak değerlendirmek gibi görüntülerden daha fazla bağlam yakalayabilir.
RPA popülerlik kazandıkça, işletmeler bu teknolojiyi BT sistemlerine entegre etme ihtiyacını daha fazla hissetmektedir. İnsanlar tarafından yönetilen iş süreçlerini büyük ölçüde hızlandırabilen RPA botları, uygulama arayüzleri veya işlem iş akışları değiştiğinde aksama yaşayabilir.
Yeni RPA araçları, AI, makine görüşü ve NLP kullanarak bu aksama sorunlarını azaltmayı amaçlamaktadır. Modern RPA platformları, merkezi BT yönetimi ve yönetim yetenekleri ile entegrasyon da sunar, bu da kurum genelinde RPA kullanımını ölçeklemeyi kolaylaştırır.
RPA teknolojisinin nasıl çalıştığını anlamak için özelden genele gidebiliriz. Öncelikle bileşenlerine göz atalım.
RPA yazılımları genellikle iş süreçlerinin oluşturulduğu bir geliştirme ortamı, o işleri gerçekleştiren sanal işçiler yani robotlar ve bu işlerin kontrol edildiği bir kontrol panelinden oluşur.
Geliştirme ortamı, iş süreçlerini adım adım oluşturmaya ve ölçeklenebilir düzeyde görevleri tanımlamaya izin verir. Masaüstü / bulut tabanlı çalışır ve robotik süreçleri kodlamak için kullanılır.
Robotlar, önceden tanımlanmış görevleri yerine getirmek için uygulamalarla entegre olarak çalışan ve geliştirme ortamında oluşturulan bot’ların çalıştırıldığı uygulamadır. Bot’lar görev yürütmenin her adımında kapsamlı günlükler (log kayıtları) tutar. Bunlar denetleme ve izleme gibi analiz çalışmalarında yardımcı olur.
Kontrol paneli, kontrol odası veya orchestrator / bot controller gibi farklı adlandırmalara sahip ve tüm sistemin kontrol merkezi olan yapıdır. Bot türleri, sürüm versiyonları, uygulamaların ve sunucuların kimlik bilgileri gibi çeşitli bilgileri tutan bir depo görevi görmektedir. Ayrıca bot kodlarının yönetildiği ve aktivitelerinin denetlenip analiz sonuçlarının gösterildiği paneldir.
Geliştirme ortamında oluşturulan robot komut dosyaları, doğruluğu kontrol edildikten sonra robot sunucusu üzerinde tutulur. İşi gerçekleştiren birim veya geliştirici tarafından robot tetiklendiğinde çalışmaya başlar.
RPA, yazılım robotlarını kullanarak web, masaüstü veya citrix ortamlarında kural veya yazılım tabanlı görevleri gerçekleştirebilir. Bu görevlere örnek olarak;
o Excel tablolarından veri alıp işleme veya işlenen verileri excel formatında sunma,
o FTP bağlantıları üzerinden dosya transferleri,
o PDF veya metin belgelerinden veri alma,
o E-posta oluşturma, yönetme,
o Fatura, bordro gibi bankacılık ve finans uygulamalarını gerçekleştirme verilebilir.
RPA, birçok sektörde özellikle tekrarlayan görevlerin bulunduğu sigorta, bankacılık, finans, sağlık hizmetleri ve telekomünikasyon gibi alanlarda yaygın olarak kullanılmaktadır. RPA’nın kullanıldığı sektörlerden bazı örneklerşöyledir:
Finans
Finansal hizmetler sektörü; yönetişim otomasyonu, hesap mutabakatı, fatura işleme, ödeme işlemleri, hesap açma ve kapama, denetim taleplerini yönetme ve sigorta taleplerini işleme gibi işlemler için RPA kullanır.
Tedarik Zinciri Yönetimi
İşletmeler; verilerin girilmesi, tedarik, tahminsel bakım, sipariş işleme ve ödemelerin otomatikleştirilmesi, satış sonrası hizmet desteği, sevkiyatların takibi ve envanter seviyelerinin izlenmesi gibi görevleri RPA ile otomatikleştirir.
Telekomünikasyon
Telekomünikasyon şirketleri; yeni hizmetlerin yapılandırılması ve yeni hesaplar için faturalandırma sistemlerinin ayarlanması gibi işlemler için RPA kullanır. Aynı zamanda, ekipman arızalarını giderirken ya da sorunları öngörürken birden fazla sistemden veri çekmek için de RPA kullanır.
Bankacılık
Bankalar; müşteri süreçlerinin otomatikleştirilmesi, hesapların kapatılması, müşteri hizmetleri, kredi kartı işleme ve dolandırıcılık tespiti gibi görevlerde RPA kullanır.
Bilgi Teknolojileri (IT)
IT alanında; veri toplama, yasal uyumluluk, otomatik ağ yönetimi, veri dönüşümleri ve işe alım ve çıkış süreçlerinde RPA kullanılır.
İnsan Kaynakları (İK)
İnsan kaynakları ekipleri; işe alım, çalışan giriş ve çıkış süreçleri, eğitim, çalışan veri yönetimi, gider yönetimi, çalışan bilgilerini güncelleme ve zaman çizelgelerinin gönderilmesi gibi süreçlerde RPA kullanır.
Sigorta
RPA, sigorta sektöründe taleplerin kaydı, yasal uyumluluk, dolandırıcılık tespiti, müşteri hizmetleri ve poliçe yönetimi ve iptalleri gibi alanlarda uygulanır.
Sağlık Hizmetleri
Sağlık sektöründe, randevu planlama, hesap yönetimi, talep yönetimi, faturalandırma, yasal uyumluluk ve elektronik kayıt ve veri yönetimi gibi işlemler RPA ile otomatikleştirilir.
Müşteri Hizmetleri
Şirketler, e-imzaların doğrulanması, taranmış belgelerin yüklenmesi ve otomatik onay veya red bilgilerinin doğrulanması gibi çağrı merkezi görevlerini otomatikleştirerek daha iyi müşteri hizmetleri sunar.
Muhasebe
İşletmeler, genel muhasebe, operasyonel muhasebe, işlemsel raporlama ve bütçeleme gibi görevler için RPA kullanır.
RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) teknolojisi, kurumların dijital dönüşüm süreçlerine önemli katkılar sağlar. RPA’nın sunduğu bazı önemli faydalar şunlardır:
Müşteri Hizmetlerini İyileştirme
RPA, müşteri hizmetlerini daha etkili bir hale getirir. Tekrarlanan ve zaman alan görevleri otomatikleştirerek, müşteri temsilcilerinin daha karmaşık ve değerli sorunlara odaklanmasına olanak tanır.
Regülasyon ve Uyum Standartlarına Uygunluk Sağlama
İşletmelerin operasyonel süreçlerinin yasal düzenlemelere ve uyum standartlarına uygun hale getirilmesini sağlar. Bu da olası cezalardan ve yasal sorunlardan korunmaya yardımcı olur.
İşlem Süresini Önemli Ölçüde Hızlandırma
İşlemlerin daha hızlı bir şekilde tamamlanmasına olanak tanır. RPA, insandan daha hızlı ve kesintisiz çalışarak işlem sürelerini büyük ölçüde kısaltır.
Verimliliği Artırma
Veri ve süreçlerin dijitalleştirilmesi ve denetlenmesi sayesinde verimlilik artar. Bu durum, işletme içindeki süreçlerin daha şeffaf ve izlenebilir olmasını sağlar.
Hataları Azaltma
Tekrarlayan görevlerde insan hatası olasılığı yüksekken, RPA bu tür hataları minimize eder. Otomasyon sayesinde doğruluğun artması sağlanır.
Maliyetleri Azaltma
Manuel ve tekrarlayan işleri azaltarak maliyet tasarrufu sağlar. Böylece insan kaynakları daha kritik işlere yönlendirilebilir.
Çalışan Verimliliğini Artırma
Çalışanların zamanlarını daha anlamlı ve karmaşık görevlerde kullanarak verimliliklerini artırır. Tekrarlayan görevler yerine stratejik işlere odaklanmalarını sağlar.
Geliştirmeyi Kolaylaştırma
Düşük kodlu araçlar sayesinde RPA scriptlerinin oluşturulmasını basitleştirir. Bu da teknik bilgiye sahip olmayan kullanıcıların bile otomasyon süreçlerini yönetmesini kolaylaştırır.
Uygulama Katmanında Çalışma
RPA teknolojisi, uygulamaların ara yüzlerinde çalışır ve iç sistemlere müdahale etmez. Bu özellik, mevcut sistemlere zarar vermeden ve büyük değişiklikler yapmadan entegrasyonu mümkün kılar.
RPA, işletmelerin çeşitli operasyonlarını daha etkili ve verimli hale getiren güçlü bir araçtır. Bu teknolojiyi kullanarak sağlanan faydalar, kurumların rekabet avantajını artırmasına yardımcı olur.
Kurumsal liderler RPA teknolojilerini değerlendirirken şu özelliklere ve işlevselliğe dikkat etmelidir:
Ölçeklenebilirlik: Şirketlerin, RPA platformlarını merkezi bir kontrol panelinden yönetip ölçeklendirebilmeleri önemlidir. Bu, her bir masaüstüne ayrı ayrı kurulum yapmaktan daha verimli ve yönetilebilir olur.
Hız: Yeni dijital süreçlerin tasarım ve test edilme sürelerinin birkaç saat veya daha az sürmesi büyük avantajdır. Ayrıca, botların hızlı çalışması için optimize edilebilir olması gerekir.
Güvenilirlik: Şirketler, yüzlerce hatta binlerce manuel görevi otomatikleştirirken, sistemlerin sağlık durumunu izlemelerini sağlayacak yerleşik izleme ve analiz araçlarına sahip olmalılar.
Basitlik: Kullanımı ve kurulumu kolay ürünler tercih edilmelidir. Düşük kod teknolojileriyle çalışan ürünler, çalışanların çeşitli işleri yapabilmesini sağlar. Bu, verilerin toplanıp bilgiye dönüştürülerek yöneticilerin en iyi iş kararlarını almasına yardımcı olur.
Zeka: En iyi RPA araçları, basit görev tabanlı faaliyetleri destekleyebilmelidir. Herhangi bir veri kaynağına okuyup yazabilir ve daha karmaşık öğrenme yetenekleriyle otomasyonu daha da iyileştirebilir.
Kurumsal Seviye: Şirketler, kurumsal düzeyde ölçeklenebilirlik, güvenilirlik ve yönetilebilirlik sunan araçları tercih etmelidir.
Yönetişim (Governance): Şirketler, bot güvenlik kimlik bilgilerini yönetmeye, gizlilik sorunlarını değerlendirmeye ve diğer potansiyel sorunları işaret etmeye yardımcı olan çeşitli güvenlik ve yönetişim özelliklerine dikkat etmelidir.
Finansal Planlama: Bot kullanımının kaydedilmesine yönelik araçlar, ekiplerin mevcut botların yatırım getirisini değerlendirmesine ve değerine göre yeni otomasyon fırsatlarını önceliklendirmesine yardımcı olur.
Katılımlı veya Katılımsız (Attended vs Unattended): Katılımlı RPA’lar, bir iş kullanıcısının belirli bir zamanda belirli bir görevi gerçekleştirmesine ihtiyaç duyulduğunda iyi performans gösterir. Katılımsız RPA’lar ise sürekli bir iş akışında gerektiğinde tercih edilir.
Entegrasyonlar: RPA’nın, organizasyonun mevcut uygulamalarıyla iyi bir şekilde entegre olabilmesi önemlidir.
WideTech Bilişim olarak, işletmelerin dijital dönüşüm süreçlerini hızlandırmak ve verimliliğini artırmak için işinize özel Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) çözümleri sunuyoruz. Uzman mühendislerimiz, ihtiyaçlarınıza yönelik özelleştirilmiş RPA çözümleri geliştirir. Bulut tabanlı RPA paketlerimiz, küçükten büyüğe her türlü işletme için uygun olup, esneklik ve hızlı dağıtım özellikleri sunar. Mobiliteyi destekleyen bu çözümlerle süreçlerinizi daha etkin yönetebilirsiniz. Ayrıca tüm paketlerimiz, yüksek güvenlik standartları ve veri şifreleme özellikleri ile verilerinizi koruma altına alır.
Düşük başlangıç maliyetleri ve kullanım bazlı ücretlendirme ile her bütçeye uygun çözümler sunuyoruz. Ürünlerimiz, düşük kod teknolojileri sayesinde teknik bilgiye sahip olmayan kullanıcıların bile otomasyon süreçlerini kolayca yönetmelerine olanak tanır. 7/24 uzman desteği ve geniş danışmanlık hizmetlerimizle de her zaman yanınızdayız. Satın alma sürecinden itibaren uzman mühendislerimiz ekiplerinizle birlikte çalışarak senaryolarınızı tasarlar ve robotlarınızı programlar, böylece RPA sürecini hızlı ve sorunsuz bir şekilde hayata geçirebilirsiniz.
WideTech Bilişim’i tercih ederek, müşteri hizmetleri, finans, insan kaynakları ve IT yönetimi gibi birçok departmanın iş süreçlerini otomatikleştirerek verimliliği artırabilir ve müşteri memnuniyetinizi maksimum seviyeye çıkarabilirsiniz. Düşük maliyetlerle yüksek katma değer sağlayan RPA çözümlerimiz, işletmenizin rekabet avantajını artırmanıza ve süreçlerinizi daha etkin hale getirmenize yardımcı olur.
